GIÁ TRỊ THAM CHIẾU TRONG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG - NGUYỄN TUẤN ANH VÀ NHỮNG CÔNG SỰ, 2015

I/ Định nghĩa về giá trị tham chiếu (benchmark) và giá trị tham chiếu trong mua hàng (benchmark in procurement)

1. Định nghĩa

- Giá trị tham chiếu (danh từ) - benchmark, là tiêu chuẩn, hoặc tập hợp các tiêu chuẩn, được sử dụng như là giá trị tham khảo để đánh giá hoạt động hoặc cấp độ của chất lượng. Giá trị tham chiếu có thể được rút ra từ kinh nghiệm của một công ty, từ kinh nghiệm của các công ty khác trong cùng ngành, hoặc từ những yêu cầu mang tính chất pháp luật ví dụ như luật môi trường

-Lập giá trị tham chiếu (động từ) - benchmarking, là hoạt động đánh giá (vấn đề nào đó) bằng việc so sánh với chuẩn

-Lập giá trị tham chiếu trong mua hàng - procurement benchmarking[1], là quy trình đánh giá các yếu tố khác nhau liên quan đến việc mua hàng của tổ chức so với chuẩn của ngành. Các yếu tố bao gồm giá, vận chuyển, nợ phải trả cho hàng hóa đã mua. Mục tiêu là tiếp tục phát triển và tạo điều kiện bám sát thị trường nhất có thể.

2. Khi nào cần sử dụng giá trị tham chiếu?[2]

* Bắt đầu công việc mới của CPO (Chief Purchasing Officer[3]- giám đốc mua hàng) tự mày mò

* CPO quan tâm về hoạt động hoặc nhận ra nhu cầu cần thay đổi

* Sau khi sát nhập/ hợp nhất công ty

* Làm việc như chuyên gia tư vấn, người làm hợp đồng

* Giám sát nội bộ

* Để phù hợp với một chương trình thay đổi rộng hơn

* Khi muốn tách biệt và đứng đầu trong lĩnh vực của mình (Best-in-class benchmarking[4])

Ghi chú: Những thị trường khác nhau sẽ có những yêu cầu khác nhau- ví dụ về công ty sản xuất thực phẩm lớn, công ty chuyên về dịch vụ toàn cầu, công ty sản xuất kĩ thuật, văn phòng chính phủ… Ngoài ra, quy mô, thị trường, địa điểm, vv.. – tất cả đều ảnh hưởng đến việc lập giá trị tham chiếu

3. Lập gia trị tham chiếu so với điều gì?

Có một số lựa chọn sau:

* So với chính mục tiêu, tiêu chuẩn, tham vọng của công ty

* So với đối thủ cạnh tranh về hoạt động, quy trình

* So với các công ty khác- công ty ngang hàng hoặc chuẩn ở các ngành khác nhau

* Một chuẩn bên ngoài (dựa trên các nguồn khác nhau, kể cả tố chức khác)

4. Ai sẽ sử dụng giá trị tham chiếu

Dù là ai thì đều có mặt lợi và mặt hại:

* CPO

* Nhân viên- nhân viên mua hàng hoặc/ và nhân viên khác trong công ty

* Các bên tư vấn độc lập bên ngoài – từ chuyên gia (độc lập) đến các tổ chức lớn

* Các viện nghiên cứu, học thuật (CIPS, CAPS, IIAPS, vv)

CIPS[5] :The Chartered Institute of Procurement & Supply, Viện nghiên cứu về cung ứng và mua hàng, là viện nghiên cứu đa quốc gia đặt tại Vương Quốc Anh chuyên về chuỗi cung ứng và mua hàng

CAPS[6], Trung tâm nghiên cứu CAPS được thành lập bởi Trường kinh doanh W.P. Carey của đại học bang Arizona (Mỹ) và Học viện quản lý nguồn cung. Từ năm 1986, Trung tâm nghiên cứu CAPS chuyên cung cấp những báo cáo nghiên cứu mang tính thực tiễn, xuyên suốt cho các doanh nghiệp thành viên và các góc nhìn chuyên sâu cho cộng đồng như là một tổ chức phi lợi nhuận dẫn đầu về nghiên cứu chuỗi cung ứng.

IIAPS, Viện nghiên cứu quốc tế về mua hàng và chuỗi cung ứng cấp cao. Hoạt động chính của IIAPS là cung cấp các đánh giá về lập giá trị tham chiếu để giúp các tổ chức và cá nhân lập giá trị tham chiếu cho chính mình, cho các công ty tầm quốc tế trong ngành của mình.

Ví dụ về các viện bên ngoài: Viện logistic; Viện nghiên cức chuỗi cung ứng quốc tế; các công ty tư vấn đến từ các lĩnh vực khác nhau; các công ty tư vấn với các chuyên môn riêng biệt

5. Quy trình lập giá trị tham chiếu?

Làm thế nào để chúng ta, hoặc bên thứ ba, lập giá trị tham chiếu?

*Dựa vào các kết quả do công ty đạt được

* Thống kê ma trận/ các chỉ số đánh giá- nói chung là sử dụng các con số ( ví dụ: báo cáo của CAPS)

*Phỏng vấn

*Đặt câu hỏi

*Phân tích (đọc nhiều tài liệu và thảo luận)

*Kết hợp các cách trên (tất cả hoặc một vài cách)

II/ Giới thiệu nghiên cứu về giá trị tham chiếu trong mua hàng của các tổ chức khác nhau trong giai đoạn 2011-2013

A/ KPMG (2012)

Khả năng hình thành chính sách mua hàng cho một tổ chức cũng như báo cáo và quản lý là chìa khóa để đạt được vai trò chiến lược cho mua hàng. Tuy nhiên,  phần lớn các công ty trong khảo sát thuộc các lĩnh vực khác nhau đều có chung ý kiến về một mức độ trưởng thành ơ đây, nghĩa là trong khi chính sách là bằng chứng cho việc hình thành mối quan hệ trong tổ chức, nó không hoàn toàn được gắn vào quy trình mua hàng. Kết quả là, nhiều tổ chức mua hàng cảm thấy bị trói buộc vào các vấn đề quản lý liên quan đến nhà cung cấp, mua hàng ngoài hợp đồng, vân vân và bỏ lỡ các cơ hội để cải thiện vị thế tài chính

Các câu hỏi khi lập giá trị tham chiếu cho mua hàng do KPMG gợi ý:

1. Có phảichức năng mua hàng tạo ra giá trị tối đa cho công ty bằng việc tập trung vào kết quả cuối cùng hơn là chi phí không?

2. Các bên hữu quan (stakeholders) đã toàn tâm toàn ý tham gia vào sự phát triển xây dựng chiến lược của mua hàng không, và nếu có thì điều này ảnh hưởng thế nào đến chiến lược của toàn tổ chức?

3. Chức năng mua hàng có ảnh hưởng đến hơn 80% khoản chi?

B/ CAPS (2011-2013)

Nghiên cứu 153 công ty khác nhau thuộc 12 ngành nghề để lập nên bảng giá trị tham chiếu này:

C/ Báo cáo do Informatica thực hiện (2013): Khảo sát 3300 công ty trong gia đoạn 25/6/2012 đến 13/7/2012

1.Tỉ lệ đảm bảo vẹn toàn trong việc ghi danh mục điện tử (coverage rate): yếu tố quan trọng trong quản lý mua hàng là đạt được tối đa tỉ lệ đảm bảo vẹn toàn cho mọi mặt hàng hóa và dịch vụ được ghi vào mục lục điện tử. Tỉ lệ này cho thấy qui mô số lượng hàng hóa/ dịch vụ được thực tế ghi vào danh mục điện tử trong tổng hàng hóa. Kết quả: 41.3%

2. Tỉ lệ thực hiện việc mua hàng của các phòng ban khác phòng mua hàng: Các hoạt động mua hàng này làm tăng chi phí. Kết quả: 12.3%