27 KPI MUA HÀNG, BÁO CÁO NGHIÊN CỨU MR NGUYỄN TUẤN ANH, 11/05/2015

MỤC LỤC E-SHARING:

I/KPI là gì ?

II/ Điểm mạnh khi xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc theo KPIs

III/ Mục tiêu, chiến lược, chiến thuật và KPI

IV/ KPI cho mua hàng

I/KPI là gì ?

Nhiều công ty đang làm loay hoay hay sai phương pháp, nhiều trong số đó được gọi là không chính xác các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Rất ít tổ chức thực sự theo dõi KPIs thực sự của họ. Lý do là rất ít tổ chức, lãnh đạo doanh nghiệp, kiểm toán, kiểm soát, tư vấn …khám phá được những gì một KPI thực sự. Có ba loại biện pháp thực hiện:

1. Các chỉ tiêu kết quả Key (Kris) cho bạn biết làm thế nào bạn đã thực hiện trong một tiến độ (viễn cảnh tương lai).

2. Chỉ số Hiệu suất (PI) cho bạn biết phải làm gì.

3. KPIs cho bạn biết phải làm gì để tăng hiệu suất đáng kể.

KPI - Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc.

Một chuỗi các phương pháp đo lường cho một công ty hoặc một ngành, dùng để đo hoặc so sánh các công ty/ ngành đó có đạt được chiến lược và mục tiêu hoạt động dài hạn hay không. KPI thay đổi tùy theo các công ty hoặc ngành khác nhau, phụ thuộc vào mức độ ưu tiên hoặc tiêu chuẩn. KPI còn có tên khác là key success indicators (chỉ số đánh giá mức độ thành công công việc)

Một công ty bắt buộc phải thành lập chiến lược và các mục tiêu hoạt động dài hạn của nó, sau đó phải chọn KPI để phản ánh tốt nhất những mục tiêu đó. Ví dụ, mục tiêu của một công ty phần mềm là phải đạt được tăng trưởng nhanh nhất trong ngành, KPI công ty đó sử dụng có thể là chỉ số đo lợi nhuận tăng trưởng hàng năm. KPI của một công ty sẽ được nói rõ trong bản báo cáo thường niên

Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.

Nói 1 cách đơn giản, tương tự như khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham vấn cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv...). Nếu ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta.

II/ Điểm mạnh khi xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc theo KPIs

• Đánh giá năng lực khả năng và mức độ hoàn thành công việc trên cơ sở khoa học. Việc áp dụng KPIs sẽ giúp công ty gia tăng khả năng cạnh tranh vì có thể sử dụng và khuyến khích được nhân viên phát huy được tối đa hiệu quả công việc, đồng thời tạo sự liên kết chặt chẽ ở các phòng ban. Việc chỉ rõ định hướng và mục tiêu của công ty giúp các phòng ban, bộ phận và từng cá nhân phát triển theo chiến lược của công ty theo từng thời điểm.
• Giúp công ty đưa ra được những chỉ tiêu có thể đo lường được (lượng tính) và linh động trong việc thiết lập mục tiêu cho từng phòng ban và cá nhân.
• Đánh giá Nhân viên theo phương pháp KPIs nhằm giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về các hoạt động kinh doanh của mình. Khi đánh giá đúng năng lực, nhân viên sẽ làm việc hăng say hơn, năng suất lao động tăng cao, góp phần làm giảm chi phí. Tạo điều kiện khích lệ và phát hiện nhân viên có năng lực và giữ chân được người tài. Nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của công ty.
• Giúp công ty hoạch định nguồn nhân sự sẽ chính xác hơn, đồng thời giúp công ty xây dựng các chế độ thù lao hợp lý, đưa ra quyết định quản lý về nhân sự một cách công bằng chính xác.
• Giúp Công ty có thể kiểm soát được mục tiêu, chiến lược kinh doanh của Doanh nghiệp để mang lại hiệu quả cao.
• Giúp phân tích công ty một cách chính xác.
• Dựa trên kết quả công việc của nhân viên và những lĩnh vực có tiềm năng phát triển mà người quản lý cấp trên của họ nhận thấy được, người nhân viên có thể sẽ được đào tạo thêm hoặc được giới thiệu tham gia vào các chương trình mà nhờ đó cơ hội phát triển của họ sẽ tốt hơn. Điều này đặc biệt có ý nghĩa trong việc tạo dựng con đường sự nghiệp cho một số nhân viên nhất định ở một số vị trí chủ chốt.

III/ Mục tiêu, chiến lược, chiến thuật và KPI

BSC - Balance Scoredcard - Hệ thống bảng điểm cân bằng là một hệ thống quản lý chiến lược dựa vào kết quả đo lường và đánh giá, được áp dụng cho mọi tổ chức.

Chiến lược kinh doanh: Chúng có thể là các chiến lược sản phẩm; chiến lược dịch vụ; chiến lược tăng trưởng; chiến lược bạn hàng; hoặc chiến lược marketing.

Còn các nhà lãnh đạo, thường lại chỉ quan tâm đến chiến lược mà mình đề ra, ít khi lưu ý đến những nhân viên – những con người sẽ trực tiếp thực hiện chiến lược đó. Họ tưởng rằng nếu họ chăm chỉ, nhiệt thành thực hiện thì cấp dưới cũng hết mình với trách nhiệm được giao?

BSC sẽ giúp nhà lãnh đạo đưa ra được những chiến lược chi tiết và cụ thể tới từng nhân viên. Sau đó KPI sẽ giúp đo lường hiệu quả công việc của từng người, từ đó lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá năng lực và định hướng công việc cho nhân viên của mình. Nói 1 cách khác đi, hiểu nhân viên, đưa được mong muốn của mình tới gần nhân viên khiến cho các chiến lược của ban lãnh đạo được thực hiện theo đúng định hướng và mục tiêu đã đề ra.

Đồng thời, khi KPI có thể cho bạn nhìn thấy trước được kết quả thì các quyết định sẽ dễ dàng và nhanh chóng được đưa ra hơn.

Ví dụ về một BSC:

IV/ KPI cho mua hàng

I.                    Chỉ số đo lường chung

1.      Tỉ lệ (%) theo dollar của mua hàng so với bán hàng

2.      Tỉ lệ (%) nhân viên mua hàng so với toàn bộ nhân viên công ty

3.      Tiền bán hàng trung bình cho mỗi nhân viên mua hàng là bao nhiêu?

4.      Tiền mua hàng cho từng nhà cung cấp năng động

5.      Chu kỳ thời gian đặt hàng (Purchase order cycle time)

             (mất bao nhiêu ngày để chuẩn bị một đơn mua hàng và gửi cho bên cung cấp?)

6.      Tỉ lệ (%) của các giao dịch mua hàng thông qua thương mai điện tử

7.      Tỉ lệ (%) của các giao dịch mua hàng (là dịch vụ) được thực hiện bởi phòng mua hàng

8.      Số lượng nhà cung cấp

II.                 KPI về giá

1.      Giá thực hiện một đơn mua hàng

2.      Giá có thể tránh được

3.      Giá có thể giảm được

4.      Đo lường lợi tức đầu tư của mua hàng (ROI)

III.               KPI về chất lượng

1.      Đánh giá chất lượng nhà cung cấp

2.      Giá trị (Dollar) của hàng đầu thừa đuôi vẹo và hàng qua chỉnh sửa

3.      Chi phí gửi trả nhà cung cấp

4.      Tỉ lệ bị loại bỏ

5.      Phần trăm của các nhà cung cấp được chứng thực

IV.               KPI về phân phát

1.      Thời gian Lead time

2.      Tóm tắt về sự xúc tiến của nhà cung cấp (Supplier Expediting Summary)

3.      Tính sẵn sàng

V.                  KPI về hàng hóa

1.      Hệ số vòng quay hàng tồn kho

2.      Chi phí chứa hàng

3.      Hoạt động hàng hóa

VI.               KPI về trình độ nhân viên và chỉ số phát triển

1.      Số lượng nhân viên mua hàng với bằng cấp

2.      Buổi đào tạo chính thức

3.      Đầu tư đào tạo cho mỗi nhân viên và tỉ lệ (%) số tiền đào tạo

4.      Tỉ lệ nhân viên tham gia vào mua hàng chuyên nghiệp

_______________________________________________________________________

Một số chỉ số KPI đáng lưu ý:

*Cost avoidance (Chi phí tránh): 

*Procurement ROI (Đo lường lợi tức đầu tư của mua hàng):

*Spend under management (Chi tiêu dưới sự quản lý)

*Cost reduction (Chi phí giảm): 

Nguồn: VICC

Đây là bản tóm tắt 5 trang, chúng tôi có bản đầy đủ 22 trang viết song ngữ: Anh – Việt

Quý vị cần mua vui lòng liên hệ:

Điện thoại: +84 986 970 683 - 903 160 838

Email: phongmarketingvicc@gmail.com